Outsourcing IT czy własny dział IT – poznaj zalety i wady obydwu rozwiązań i wybierz najlepsze dla Twojej firmy

Prowadząc firmę posiadającą infrastrukturę informatyczną trzeba zadbać o jej obsługę, nadzór, a także ewentualne modyfikacje. Tworzenie systemu informatycznego firmy wymaga zaangażowania specjalistów, którzy mogą zająć się również jego administrowaniem. Tu pojawia się pytanie czy w obliczu prowadzeniu działalności opartej na systemach informatycznych należy tworzyć własny dział IT czy też skorzystać z outsourcingu. Dziś spróbujemy rozważyć te kwestie i wskazać zalety i wady obydwu rozwiązań.

Kiedy warto tworzyć własny dział IT?

Stworzenie własnego działu IT w dużej mierze związane jest z rodzajem działalności. Jeśli prowadzi się sprzedaż w internecie, to wydawać by się mogło, że nie można sklepu internetowego prowadzić bez odpowiedniego zaplecza. Tak jest w istocie. Jednak nie zawsze konieczne jest zatrudnianie pracowników, czasem wystarczy skorzystanie z usług zewnętrznych dostawców usług informatycznych. Jeśli firma jest duża i planuje rozwój w zakresie prowadzenia działalności w sieci, a do tego posiada odpowiedni budżet dla pracowników, to może zdecydować się na własny dział IT. Na pewno zaletą jest tutaj bezpośredni kontakt z pracownikami, choć to wcale nie musi wpływać na szybkość i skuteczność rozwiązywania problemów z infrastrukturą informatyczną. Jeśli jednak zatrudni się dobrych specjalistów, którzy mają doświadczenie, a także sporą wiedzę, a co ważne ciągle aktualizowaną, to na pewno firma na tym skorzysta. Trzeba jednak zaznaczyć, że nie obejdzie się bez dodatkowych kosztów, wszak konieczne jest zapewnienie pracownikom możliwości rozwoju umiejętności i ścieżki kariery.

Outsourcing IT – jakie ma zalety?

Decydując się na pracę z zewnętrzną firmą informatyczną można określić zakres współpracy w ramach usług informatycznych. Może być to zatem zarówno zarządzanie całą infrastrukturą informatyczną, jak i outsourcing selektywny. Trzeba oczywiście sprawdzić jakie doświadczenie mają poszczególne firmy informatyczne. Wrocław jest miastem, gdzie wiele firm korzysta z outsourcingu IT ceniąc sobie przede wszystkim profesjonalizm, jak również ograniczenie kosztów związanych z administracją serwerami czy monitoringiem IT. Wiele firm świadczy swoje usługi w chmurze, co dla nowoczesnych podmiotów gospodarczych jest dodatkową zaletą. Dobra firma informatyczna może zapewnić cyberbezpieczeństwo, które jest kluczowe dla budowania renomy przedsiębiorstwa wśród klientów i partnerów biznesowych.

Czy outsourcing IT może ma jakieś słabe strony?

Choć outsourcing wydaje się rozwiązaniem nowoczesnym i innowacyjnym, a także ograniczającym koszty, to zawsze przy wyborze firmy informatycznej trzeba bardzo dokładnie przyjrzeć się ich wcześniejszym projektom, a także referencjom od innych firm. Powierzając innej firmie własną strukturę informatyczną trzeba mieć do niej stuprocentowe zaufanie. Konieczne jest zatem odpowiednie sformułowanie umowy i nie chodzi tu o samą poufność danych, bo taka klauzula jest obowiązkowa, ale również zaznaczenie obszarów współpracy, osób decyzyjnych, a także czasu na rozwiązanie poszczególnych problemów. Niewielka firma może nie sprostać złożonym zadaniom związanym z unowocześnieniem systemu informatycznego bądź prace mogą się przeciągać. Zatem zakres współpracy i ilość specjalistów do dyspozycji ma duże znaczenie. Choć komunikacja odbywa się najczęściej za pośrednictwem tzw. helpdesk, to jednak trzeba wymagać by rozwiązywanie problemów następowało szybko, bo wszelkie przestoje mogą generować straty, a także negatywnie wpływać na wizerunek.

Jaka obsługa informatyczna będzie najlepsza dla Twojej firmy?

Decydując się na outsourcing IT musisz wymagać umowy SLA, która zakłada czas reakcji, poziomy dostępności specjalistów, czy czas rozwiązania danych problemów. Ponadto musisz również żądać umowy poufności, która jest standardem wprowadzonym znacznie wcześniej niż obowiązuje RODO. Jednak nawet zadbanie o te kwestie nie zagwarantuje Ci udanej współpracy. Musisz zatem zasięgnąć języka i sprawdzić opinie o danej firmie informatycznej. Zresztą tak samo starannie musisz kompletować zespół, czyli dział IT w Twojej firmie. W końcu w każdym przypadku w grę wchodzą Twoje pieniądze, ale również nierzadko prestiż i powodzenie biznesu.

Analizując własny budżet, a także biorąc pod uwagę plany na przyszłość można zdecydować się na dział IT lub outsourcing IT. Nawet dla dużej firmy drugie rozwiązanie może okazać się sukcesem, jeśli w głównej siedzibie zatrudni administratora sieci, który będzie nadzorował zlecone prace.